Dans de nombreuses entreprises, les workflows d'approbation des achats restent un casse-tête. Processus manuels, outils éparpillés, retards et manque de visibilité freinent la performance. Pourtant, structurer et automatiser ces flux peuvent transformer vos approbations en un atout majeur au sein de votre cycle Source to Pay.
Circuit séquentiel ou parallèle : de quoi s'agit-il ?
- Circuit séquentiel : Chaque étape doit être validée avant de passer à la suivante.
- Circuit parallèle : Plusieurs approbateurs interviennent en même temps.
Choisir le bon circuit dépend de la complexité et des exigences de vos processus. Par exemple, si vous gérez des achats impliquant plusieurs départements, un circuit parallèle peut accélérer les approbations en permettant à différents services de valider simultanément, tandis qu'un circuit séquentiel sera idéal pour des validations hiérarchiques strictes.
Pourquoi centraliser vos processus d'approbation ?
Un système bien conçu garantit que chaque demande d'achat respecte les règles définies, tout en réduisant :
- Retards liés aux relances manuelles.
- Erreurs dues à des instructions floues ou des saisies incorrectes.
- Manque de visibilité sur les demandes en cours.
- Complexité croissante à mesure que l’entreprise évolue.
Avec la centralisation, vous gagnez en fluidité, automatisez l'attibution des taches, et garantissez une donnée exploitable.
Les étapes clés pour structurer un workflow
Pour transformer vos processus d'approbation, voici les fondamentaux à prendre en compte :
- Définir des règles claires
Identifiez les critères d'approbation (montants, types de dépenses) et les personnes concernées. Décidez si un circuit séquentiel ou parallèle est nécessaire pour chaque type de demande. - Standardiser et centraliser les demandes
Mettez en place un ou plusieurs formulaires pour instruire les demandes et recueillir toutes les informations essentielles : montant, fournisseur, justification, etc. Le plus important est de standardiser et centraliser la collecte des données. - Automatiser le routage
C'est souvent à cette étape que les outils présentent certaines limites. Configurez une solution pour diriger chaque demande vers les bons interlocuteurs selon des paramètres préétablis. Par exemple, une demande dépassant un certain montant peut être automatiquement envoyée à un responsable hiérarchique supérieur. - Fixer des délais et notifier automatiquement
Assurez-vous que chaque étape du processus ait une durée encadrée, avec des rappels automatiques pour éviter les retards. - Tracer et analyser les données
Observez, analysez et réfléchissez comment ces données peuvent vous aider à la prise de décision.
Par où commencer pour automatiser efficacement ?
Mettre en œuvre un workflow automatisé peut sembler complexe.
Voici un plan d'action concret pour démarrer en toute sérénité :
- Diagnostiquez vos processus actuels
Analysez vos workflows existants. Quels sont les types d'achats ? Qui valide quoi ? Où sont les principaux blocages ?
Impliquez les parties prenantes pour identifier des points de blocages précis. - Définissez vos priorités
Concentrez-vous sur les étapes les plus critiques.
Par exemple, si les relances manuelles ralentissent vos cycles, commencez par automatiser les rappels.
Si des erreurs sont fréquentes sur les informations échangées, imposez des formulaires standardisés. - Cartographiez votre flux de travail idéal
Dessinez le schéma des étapes : soumission, validation(s). Indiquez clairement les rôles et responsabilités à chaque étape, en distinguant circuits séquentiels et parallèles. - Choisissez un outil adapté et configurez-le
Sélectionnez une solution capable de gérer des règles personnalisées (montants, seuils, niveaux de validation). Configurez les permissions pour chaque utilisateur et paramétrez les notifications. - Testez et ajustez
Lancez un test avec un processus simple avant de déployer à plus grande échelle. Analysez les performances (temps d'approbation, erreurs réduites) et ajustez les paramètres si nécessaire.
Conclusion
L'automatisation des workflows d'approbation dépasse l'opérationnel : elle représente une transformation stratégique. En structurant vos processus, vous gagnez en efficacité, transparence et conformité.
